Veiledning for lokale valgkomiteer

1. Forberedelser

Å sitte i en lokal valgkomité kan virke som en liten, men vanskelig jobb, når man skal finne nok folk til å fylle vervene i år igjen.

Uansett hvor store eller små forhold dere jobber i: Hvis valgkomiteen bruker litt tid på forberedelser, kartlegge behov og kandidater, så sørger dere for at jobben blir enklere, og dere øker sannsynligheten for at flere tar på seg verv.

Denne delen inneholder tips til oppstarten av komiteens arbeid. Bruk den etter behov, og gjerne i forbindelse med oppstartsmøtet. Se gjennom innholdet og velg ut det som er nyttig for dere!

Noe av det viktigste en god valgkomité gjør er å starte i god tid

Øyvind Skarstad, lokal valgkomiteleder

Før første møte

Tips til forberedelser

Play Video

HUSK!

	Det er valgkomiteens leder som har ansvar for å kalle inn til det første møtet.
	Ta kontakt med medlemsansvarlig hvis du som leder trenger kontaktinformasjon til øvrige komitemedlemmer.
	Lederen er også ansvarlig for å skaffe den grunnleggende informasjonen komiteen trenger.

Valgkomitelederens ansvar

Et godt valgkomitéarbeid starter med gode forberedelser. Som valgkomitéleder er det viktig å sørge for at valgkomiteen har nødvendig informasjon, kjenner sitt mandat og er godt forberedt til første møte. Følgende oppgaver kan bidra til å skape en god start på arbeidet:

Se tips til medlemsansvarlig

Oppstartsmøte

Man merker godt når man blir forespurt om et verv, hvor godt en valgkomité er forberedt og hvor godt den fungerer.

Trond Petter Ristad

Oppstartsmøtet handler om å få oversikt og innsikt i jobben som skal gjøres. Det anbefales å gjennomføre dette møtet i god tid, gjerne rett etter at vekstsesongen er avsluttet. Noen organisasjoner samler flere lokale valgkomiteer til en felles oppstart, mens andre kjører ett møte per komité. Husk at det er lederen av valgkomiteen som er ansvarlig for å kalle inn til møter.

I tillegg til komiteen kan man invitere nåværende leder for organet man skal finne kandidater til, medlemsansvarlig eller andre roller som kan bidra med nødvendig informasjon og oppklare spørsmål.

Valgkomiteen bør gå gjennom følgende i dette møtet:

HUSK!

	I dette møtet bør man sette av tid til å snakke sammen slik at komiteen har lik forståelse for arbeidet.
	Det er valgkomiteen som skal finne nye kandidater til valgkomiteen!

Taushetsplikt

Taushetsplikt er nødvendig for at en valgkomité skal fungere godt.

Det står ikke nødvendigvis noe konkret om taushetsplikt i instrukser, men det kan for eksempel innebære:

Verktøy

Behovene vil variere i stor grad: Noen av dere kjenner alle på medlemslista, eller har få kandidater å velge mellom, mens andre vil kunne ha nytte av å sette opp kandidater i et skjema som kompetansekartleggeren. Dette er en huskeliste over typiske verktøy for valgkomiteer:

Vedtekter

Komiteen må forholde seg til organisasjonens vedtekter. De kan for eksempel si noe om styrets sammensetning eller andre krav som valgkomiteen må følge i sitt arbeid.

Valgliste

En oversikt over hvilke verv som er på valg. Den kan også inneholde oversikt over når alle vervene er på valg, sånn at man har oversikt også fremover i tid.

Medlemsliste

En oversikt over valgbare medlemmer i komiteens område. Ta kontakt med medlemsansvarlige hvis komiteen ikke har fått denne.

Kompetansekartlegger

Kompetansekartleggeren er et Excel-skjema man kan bruke for å raskt få oversikt over hvilke kvalifikasjoner/kompetanser som er sentrale for det organet man skal finne kandidater til, og hvordan disse er fordelt blant nåværende medlemmer. Ta en titt på filmen under for en gjennomgang av den.

Åpne kompetansekartlegger

Kompetansekartlegger

Play Video

Hvordan bruke kompetansekartleggeren:

Refleksjon

Oppgaver til diskusjon:

Her er forslag til oppgaver dere kan diskutere. Poenget er å få snakket sammen om typiske problemstillinger komiteen kan støte på før de oppstår. Hvis dere har konkrete saker eller situasjoner dere heller vil diskutere, så står dere selvfølgelig fritt til det.

A: Er gjenvalg alltid lurt?

Styrelederen har hatt vervet i 8 år, og dere vet at han kommer til å ta gjenvalg hvis han blir spurt. Diskuter hvorfor styreleder bør fortsette eller erstattes.

B: Taushetsplikt

Diskuter hva taushetsplikt innebærer for dere.

Personvernerklæring

Personvernerklæringen handler om hvordan denne nettsiden samler inn og bruker informasjon om besøkende. Erklæringen inneholder informasjon du har krav på når det samles inn opplysninger fra nettstedet vårt, og generell informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger. Juridisk eier av nettsiden er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger. Det er frivillig for de som besøker nettsidene å oppgi personopplysninger i forbindelse med tjenester som å motta nyhetsbrev og benytte del- og tipstjenesten. Behandlingsgrunnlaget er samtykke fra den enkelte, med mindre annet er spesifisert.

1. Webanalyse og informasjonskapsler (cookies)

Som en viktig del av arbeidet med å lage et brukervennlig nettsted, ser vi på brukermønsteret til de som besøker nettstedet. For å analysere informasjonen, bruker vi analyseverktøyet Google Analytics. Google Analytics bruker informasjonskapsler/cookies (små tekstfiler som nettstedet lagrer på brukerens datamaskin), som registrerer brukernes IP-adresse, og som gir informasjon om den enkelte brukers bevegelser på nett. Eksempler på hva statistikken gir oss svar på er; hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes. Ingen av informasjonskapslene gjør at vi kan knytte informasjon om din bruk av nettstedet til deg som enkeltperson. Informasjonen som samles inn av Google Analytics, lagres på Googles servere i USA. Mottatte opplysninger er underlagt Googles retningslinjer for personvern. En IP-adresse er definert som en personopplysning fordi den kan spores tilbake til en bestemt maskinvare og dermed til en enkeltperson. Vi bruker Google Analytics sin sporingskode som anonymiserer IP-adressen før informasjonen lagres og bearbeides av Google. Dermed kan ikke den lagrede IP-adressen brukes til å identifisere den enkelte brukeren.

2. Søk

Hvis nettsiden har søkefunksjon så lagrer informasjon om hvilke søkeord brukerne benytter i Google Analytics. Formålet med lagringen er å gjøre informasjonstilbudet vårt bedre. Bruksmønsteret for søk lagres i aggregert form. Det er bare søkeordet som lagres, og de kan ikke kobles til andre opplysninger om brukerne, slik som til IP-adressene.

3. Del/tips-tjenesten

Funksjonen "Del med andre" kan brukes til å videresende lenker til nettstedet på e-post, eller til å dele innholdet på sosiale nettsamfunn. Opplysninger om tips logges ikke hos oss, men brukes kun der og da til å legge inn tipset hos nettsamfunnet. Vi kan imidlertid ikke garantere at nettsamfunnet ikke logger disse opplysningene. Alle slike tjenester bør derfor brukes med vett. Dersom du benytter e-postfunksjonen, bruker vi bare de oppgitte e-postadressene til å sende meldingen videre uten noen form for lagring.

4. Nyhetsbrev

Nettsiden kan sende ut nyhetsbrev via epost hvis du har registrert deg for å motta dette. For at vi skal kunne sende e-post må du registrere en e-postadresse. Mailchimp er databehandler for nyhetsbrevet. E-postadressen lagres i en egen database, deles ikke med andre og slettes når du sier opp abonnementet. E-postadressen slettes også om vi får tilbakemelding om at den ikke er aktiv.

5. Påmelding, skjema

Nettsiden kan ha skjema for påmelding, kontaktskjema eller andre skjema. Disse skjemaene er tilgjengeliggjort for publikum for å utføre de oppgaver de er ment å gjøre. Påmeldingsskjema er for at besøkende kan melde seg på eller registrere seg. Kontaktskjema er for at besøkende enkelt kan sende en melding til nettsidens kontaktperson. Vi ber da om navnet på innsender og kontaktinformasjon til denne. Personopplysninger vi mottar blir ikke benyttet til andre formål enn å svare på henvendelsen. Skjema sendes som epost via Mailgun som tredjepartsløsning. Hele innsendelen blir lagret hos Mailgun i 24 timer. Mellom 24 timer og 30 dager er det kun mailheader som blir oppbevart før innsendelsen blir slettet etter 30 dager. Årsaken til denne lagringen er for å bekrefte om eposter blir sendt fra nettsiden og videresendt til riktig mottaker. Når eposten er mottatt av mottaker så er det opp til mottaker å avgjøre Databehandlingsbehovet av eposten.

6. Side- og tjenestefunksjonalitet

Det blir brukt informasjonskapsler i drift og presentasjon av data fra nettsteder. Slike informasjonskapsler kan inneholde informasjon om språkkode for språk valgt av brukeren. Det kan være informasjonskapsler med informasjon som støtter om lastbalanseringen av systemet slik at alle brukere blir sikret en best mulig opplevelse. Ved tjenester som krever innlogging eller søk kan det bli brukt informasjonskapsler som sikrer at tjenesten presenterer data til rett mottaker.

7. Hvordan håndtere informasjonskapsler i din nettleser

På www.nettvett.no kan du lese om hvordan du stiller inn nettleseren for å godta/avvise informasjonskapsler, og få tips til sikrere bruk av internett.